Инвентаризация: что это такое и для чего проводится, определение и особенности

Содержание статьи:

1. Основные законы и документы
2. Зачем проводится инвентаризация в организации
3. Чем полезна инвентаризация
4. Как проводится инвентаризация на предприятии
5. Кто должен проводить инвентаризацию в организации
6. Инвентаризация — пошаговая инструкция
7. Какими методами проводят инвентаризацию
8. Преимущества электронной системы Go-RFID при инвентаризации
9. Возможности системы Go-RFID
10. Основные преимущества

Периодически проводимая проверка достоверности учетных данных на предприятиях получила название инвентаризации. Процедура выявляет излишки и недостачи активов, задолженность. Она помогает привести в порядок имущественные отношения, сократить расходы и налоговые риски, скорректировать учет. Инвентаризация — это ключевой способ контроля и учета имущества на складе, подсчет всех ценностей на балансе предприятия. На фактические имущественные остатки напрямую влияет качество работы персонала с ними. При проведении инвентаризации подсчитывают действительные остатки и определяют, насколько они не соответствуют указанным в документах данным. Инвентаризации подлежат:

• основные средства, нематериальные активы;
• производственные запасы, готовая продукция, товары;
• финансовые вклады, деньги;
• другие элементы на балансе.

Основные законы и документы

Правила инвентаризации, ее порядок изложены в нормативном приказе Министерства финансов РФ, а именно в документе № 49, изданном 13 июня 1995 года, который является условием министра финансов России. Обязательства зафиксированы и в ФЗ «О бухучете». За соблюдение этих правовых норм на предприятии отвечает его руководитель и бухгалтер.

Зачем проводится инвентаризация в организации

Такая процедура выполняется периодически — раз в отчетный период, например, месяц. Раз в год проводится полная инвентаризация организации. Частичная выполняется в отделе, в более короткие равные интервалы времени, например, раз в квартал. К целям инвентаризации относятся:

• проверка состояния имущества, фиксация корректности изменений, учетных и фактических;
• выявление реального количества имущества, отраженного на балансе, его состояния. Отыскание неучтенных ТМЦ, недостатков и пересортицы;
• сопоставление реальных и учетных размеров запасов, нахождение отличий и материально ответственных лиц;
• выравнивание — коррекция учетных данных;
• контроль полноты заполнения баз данных, отражения запасов в информационной системе;
• контроль соблюдения правил эксплуатации и хранения подлежащего инвентаризации имущества.

Чем полезна инвентаризация

Процедура помогает своевременно выявить злоупотребления служебным положением, халатность. Реальный переучет ценностей необходим для бухгалтерской отчетности и контроля за движением ТМЦ. Он помогает поддерживать актуальность баз данных, оперативно реагировать на инциденты при обнаружении недостач, излишков. Контролировать движение ТМЦ необходимо на любом предприятии, в том числе из-за человеческого фактора. Работники могут формировать фиктивные документы, и происходит это обычно по двум причинам — сотрудники:

• слишком загружены профильной работой;
• участвуют в махинациях с ТМЦ.

В первом случае выделяют в штате или приглашают со стороны сотрудника, который лишь выполняет инвентаризацию. Во втором случае обращаются к сторонним экспертам.

Как проводится инвентаризация на предприятии

Причины проведения инвентаризационных мероприятий различны:

• истечение отчетного периода (для бухгалтерской отчетности — года);
• смена сотрудника, ответственного за имущество;
• установление хищений, порчи ТМЦ, махинаций;
• закрытие или реорганизация фирмы;
• предстоящая сдача ТМЦ в аренду, их продажа, дарение, передача;
• преобразование компании;
• чрезвычайная ситуация.

Дату и сроки инвентаризационных мероприятий устанавливает руководство предприятия. Когда их инициируют надзорные органы, даты проверок устанавливают они.

Кто должен проводить инвентаризацию в организации

Инвентаризационные мероприятия проводит сотрудник предприятия или приглашенный со стороны ревизор, контролирует инвентаризационная комиссия. Ее участников и ревизора выбирает руководитель. В трудовой книжке эти функции никак не фиксируются. Как правило, в инвентаризационной комиссии:

• сотрудники предприятия;
• работник бухгалтерии;
• сотрудники из руководства фирмы;
• начальник или мастер службы в организации — финансовой, юридической, например;
• в магазинах также ведущий специалист подразделения экономической защиты;
• иногда — представители надзорных органов.

Инвентаризация — пошаговая инструкция

Если вам предстоит провести первую инвентаризацию в компании, и вы ее руководитель, действуйте следующим образом:

• выберите участников комиссии;
• приготовьте и подпишите приказ;
• приготовьте и подпишите приказ;
• выполните подсчет ценностей по участкам и сотрудникам;
• сведите остаток, определите реальные показатели;
• выявите недостачи, пересортицу;
• подпишите акты, возьмите с сотрудников объяснительные записки;
• спишите недостачи, зафиксируйте в документации.

Какими методами проводят инвентаризацию

Инвентаризационный учет бывает: Ручной. Оператор заполняет базу данных вручную. Процедура занимает много времени, требует участия большого числа работников, связана с высоким риском ошибок в силу человеческого фактора. Проводить инвентаризацию вручную приемлемо при выборочной проверке небольшого числа запасов. Автоматизированный. Учет объекта (проверка соответствия ТМЦ в наличии на складе и ТМЦ на балансе) производится по ID номеру с помощью программного обеспечения, терминала сбора данных. Когда объект поступает на склад, он проходит первичную инвентаризацию. На объект наносят метку, к ней привязывают данные об объекте. В дальнейшем при инвентаризационном переучете данные считываются с меток посредством электронных устройств. Главные преимущества автоматизированного учета:

• скорость проведения;
• безошибочность;
• отсутствие необходимости останавливать работу склада;
• быстрый учет количества и наличия активов с указанием их месторасположения;
• хранение актуальных данных в электронном виде;
• выполнение без остановки работы склада.

Программа для инвентаризации на 99,9% снижает искажение данных и возможность их подделать. Автоматизированную инвентаризацию обеспечивают следующие технологии:

Штрих-код, QR-код	RFID-метка
Компактный носитель данных в виде двумерного черно-белого изображения, которое их кодирует. Распознается камерой. Плюс технологии — низкая стоимость.	Заключенная в оболочку миниатюрная электронная схема, которая состоит из чипа с данными и антенны. Может быть дополнена источником питания и тогда является активной. RFID-метка без своего источника питания пассивная. Взаимодействуя со считывателем, антенна метки отправляет и принимает радио-сигнал в диапазоне частот 125-134 кГц; 13,56 МГц; 860-960 МГц; от 2 ГГц.
Недостатки штрих-кода:	Преимущества технологии:
считывание активов только по одному; необходимость располагать объект учета рядом со считывателем; высокая уязвимость — при повреждениях кода сканер не может идентифицировать объект; необходимость обеспечить прямую видимость для считывания.	одномоментный учет многих активов — до 200 шт./сек; дальнее расстояние считывания — до 30 метров; нет необходимости в прямой видимости для считывания; повышенная прочность — устойчивость к механическому, температурному, химическому воздействию.

Преимущества электронной системы Go-RFID при инвентаризации

Для эффективной и быстрой инвентаризации в нашей компании можно заказать услугу, предполагающую подключение к сервису мониторинга объектов на складе, в логистике, на производстве. Сервис значительно упрощает инвентаризацию посредством идентификации объектов на складе с помощью RFID меток. Это электронные чипы, которые считываются дистанционно и хранят внутри информацию в виде электронного паспорта. Эту информацию можно перезаписывать при соответствующем уровне доступа к ней. Она дублируется в онлайн-сервис и доступна в любое время из любой точки мира уполномоченному лицу. Такая информация помогает контролировать движение активов, вести инвентаризационные мероприятия.

Возможности системы Go-RFID

• Формирование инвентаризационной комиссии

Есть возможность добавлять или удалять ее участников, вносить полное и краткое наименование, даты начала и завершения операции, сферу деятельности, данные об активности комиссии, перечень членов комиссии, определять Председателя. Комиссия активна, если сейчас работает и доступна для выбора в программном обеспечении.

• Автоматизированная RFID инвентаризация

Дает возможность с использованием мобильного RFID считывателя или RFID-планшета вести переучет ценностей — проверять наличие и состояние имущества. Проводится с указанием даты и времени проведения операции, номера и даты входящего документа, комментариев. До завершения переучета активы не участвуют в иных операциях, после — зарезервированы и данные об их статусе доступны. RFID-метки в сравнении с QR-кодами значительно ускоряют переучет. С RFID-метками для 10 000 единиц оборудования требуется 2 сотрудника, работающих 5 дней, тогда как с QR-кодами — 6 сотрудников, работающих 30 дней.

• Оприходование излишков

За складом фиксируется перечень излишком при их наличии. Если необходимо, удаленные из операции объекты добавляют вновь, притом их параметры можно редактировать.

• Списание недостачи

В системе фиксируется дата и время обнаружения недостачи или текущая, причина списания ценностей, комментарий.

• Просмотр остатков в наличии

Информация по остаткам о количестве активов на складах, наименование, доля загрузки от всех складских объектов. В базе данных фильтруется по наименованию ТМЦ или классам.

• Формирование отчетов

Для стандартных отчетов параметрами служат: наименование и код радиочастотной метки, ФИО автора и дата добавления, списки платформ для воспроизведения ответа, активность. Для новых отчетов нужно выбрать параметры из предложенного перечня.

• Уведомления об изменениях

Они поступают сотрудникам с соответствующими компетенциями: непрочитанные получают приоритет, обозначенный цветом. Он может быть высокий, средний, низкий. Уведомления отмечают прочитанными, удаляют. К преимуществам системы Go-RFID над устаревшими методами инвентаризации относятся полнота и достоверность учетных данных, минимизация человеческого фактора при учете, то есть рисков ошибок.

Основные преимущества

• Автоматизированная инвентаризация с достоверными данными. Подразумевает централизованный контроль имущества на всей территории предприятия. Исключает ручной ввод данных и ошибки оператора при инвентаризационном учете. Не нуждается в остановке работы компании.
• Сохранность данных о движении и объеме ценностей. Поступления и отгрузки регистрируются автоматически. Упрощение ведения бухучета, управленческого учета при условии совпадения фактических и учетных данных. Контроль несанкционированного выноса фирменного имущества. Возможность интеграции инвентаризационной базы данных с бухгалтерской системой или иной в компании.
• Удаленный мониторинг и отчетность онлайн. Получение актуальных данных о движении ТМЦ в виде отчетов. Все проводимые операции можно наблюдать удаленно, используя Web-интерфейс сервиса.
• Отслеживание истории проверок. Сокращает риски чрезвычайных ситуаций. Операции с позициями ведутся в режиме реального времени, указываются в цифровых журналах учета.
• Электронная паспортизация имущества. Цифровой паспорт формируется на каждую единицу ценностей. В паспорте указываются технические характеристики единицы, операции с ней, история ее движения, факты сервисного обслуживания. Уполномоченный сотрудник может быстро получить необходимые данные.

Система Go-RFID реализует современный подход, за которым будущее инвентаризации. Вопрос ее внедрения и освоения касается не только усовершенствования работы предприятия, но и ее развития, сохранения в конкурентной среде.

Другие статьи и новости